Hvis I er to små virksomheder, der vil arbejde sammen, så vælg samarbejdsformen efter, hvor meget I binder jer til og hvor længe. Et uformelt samarbejde passer til enkeltstående opgaver. Et strategisk partnerskab passer, når I vil bygge noget langsigtet op med hver jeres styrker. Et joint venture passer, når I vil drive noget fælles med egen økonomi. Uanset form bør I have roller, økonomi og ophør skrevet ned, før I skriver under. Resten af guiden gennemgår valget og en tjekliste til aftalen.
Samarbejdsformer mellem små virksomheder
Ordene bruges løst i hverdagen, så afklar først, hvad I hver især mener. Her er tre former, ordnet efter, hvor tæt I binder jer.
Uformelt samarbejde er en håndtryksaftale om en konkret opgave eller et afgrænset tilbud. Det er hurtigt at gå i gang med og nemt at stoppe. Til gengæld står I svagt, hvis I bliver uenige om penge eller ansvar.
Strategisk partnerskab er et længere forløb, hvor I udnytter hinandens styrker. Lex beskriver en strategisk alliance som en langsigtet samarbejdsaftale mellem virksomheder med komplementære styrker, og at ledelserne skal være enige om samarbejdets formål. Ord som “partnerskab” og “alliance” er ikke juridisk beskyttede betegnelser, så det er aftalens indhold, der tæller.
Joint venture bruger vi her om en fælles virksomhed eller et fælles projekt, som I opretter sammen, med egen økonomi og eget formål. Her skal I også vælge en juridisk ramme. Vælger I et interessentskab, er det ifølge Lex et aftalebaseret samvirke om en fælles erhvervsvirksomhed, hvor interessenterne hæfter personligt og solidarisk for selskabets gæld. Det er en vigtig detalje at forstå, før I vælger.
| Form | Binding | Passer når | Skriftlig aftale |
|---|---|---|---|
| Uformelt samarbejde | Lav | Enkeltstående opgave, lille risiko | Bør som minimum være en kort mail med opgave og betaling |
| Strategisk partnerskab | Middel | I supplerer hinanden og vil arbejde sammen over tid | Ja, med roller, økonomi og ophør |
| Joint venture | Høj | I vil drive noget fælles med egen økonomi | Ja, ofte med jurist og rådgiver |
Sådan vælger du form ud fra din situation
Stil jer selv disse spørgsmål, og svar ærligt:
- Er opgaven afgrænset, eller vil I fortsætte efter første kunde?
- Skal I bruge fælles penge, fælles kunder eller fælles navn udadtil?
- Hvad sker der med jeres egen virksomhed, hvis samarbejdet går skævt?
- Er I enige om, hvad samarbejdet skal opnå?
Det sidste spørgsmål vejer tungt. Er formålet uklart fra start, hjælper ingen aftale. Er du endnu ikke sikker på, om samarbejde overhovedet er det rigtige næste skridt, kan du prøve værktøjet Hvilket skridt skal din virksomhed tage først?. Hvis du leder efter en partner, kan guiden om at vælge netværk hjælpe dig med at finde steder, hvor relationer opstår. Samarbejde er også en del af den bredere ramme i forretningsudvikling i en lille virksomhed.
Det bør I have på skrift, før I skriver under
Brug listen som udgangspunkt for jeres egen. Den er en tjekliste, ikke en færdig kontrakt.
- Formål og afgrænsning: Hvad samarbejder I om, og hvad er uden for samarbejdet?
- Roller og ansvar: Hvem er kundens kontaktperson, hvem leverer hvad, og hvem godkender hvad?
- Økonomi: Hvordan fordeles indtægter og udgifter, hvem fakturerer kunden, og hvad sker der ved merarbejde eller forsinkede betalinger?
- Kunder og kontakter: Må I kontakte hinandens kunder uden om samarbejdet?
- Ejerskab og fortrolighed: Hvem ejer det, I skaber sammen, og hvad må deles med andre?
- Ændringer: Hvordan ændrer I aftalen, hvis opgaven vokser?
- Ophør: Hvordan opsiges samarbejdet, med hvilket varsel, og hvad sker der med igangværende opgaver, materialer og kunder bagefter?
- Uenighed: Hvordan tager I en uenighed, før den bliver en konflikt?
Ophør er det punkt, de fleste springer over, fordi det føles ubehageligt, når samarbejdet lige er begyndt. Det er også det punkt, der er sværest at aftale bagefter.
Et tænkt eksempel på, hvad en aftale afgør
Regnestykket her er vores eget og bruger fiktive tal. En grafiker og en webudvikler tilbyder en kunde en samlet pakke til 100.000 kr. De har aftalt håndfast, at grafikeren får 40.000 kr. og udvikleren 60.000 kr. Undervejs viser det sig, at udvikleren får dobbelt så meget arbejde som forventet, fordi kunden ændrer ønsker. Uden en skriftlig aftale om merarbejde kan de to blive uenige om, om fordelingen skal ændres, eller om udvikleren selv bærer ekstraarbejdet. Havde de skrevet, hvem der godkender ændringer, og hvordan merarbejde afregnes, var spørgsmålet afgjort på forhånd.
Partnerens økonomi og digital underskrift
Før I binder jer, så kig på, om partneren kan holde til samarbejdet. Spørg efter regnskabstal og aktuelle forpligtelser, og lad en revisor eller rådgiver vurdere dem, hvis samarbejdet er økonomisk vigtigt for jer. Et mere indgående gennemsyn af kontrakter og økonomi hører til i en egen guide om aftaler og kontrakter.
Digital underskrift er en praktisk måde at få aftalen underskrevet på. Den ændrer ikke på, hvad aftalen siger. Spørg udbyderen af løsningen, hvordan underskrifterne dokumenteres, og hvordan I får aftalen gemt. Spørg også jeres jurist, om løsningen er tilstrækkelig til netop den aftale, I laver.
Når du skal have en jurist eller anden fagperson med
Denne guide er ikke juridisk rådgivning, og den kan ikke afgøre, hvad der er rigtigt for jer. Det afhænger blandt andet af, hvad I samarbejder om, hvordan jeres virksomheder er organiseret, og hvor meget der står på spil.
- Jurist: Hent hjælp, når samarbejdet er langvarigt, når der oprettes en fælles virksomhed, eller når I deler rettigheder til noget, I skaber. Det gælder også, hvis I er konkurrenter, for så bør I spørge, om der er regler for, hvad I må aftale sammen.
- Revisor eller regnskabskyndig: Hent hjælp til fordeling af penge, fælles økonomi og vurdering af partnerens regnskab.
- Offentlig rådgivning: Hvis du er i tvivl om, hvilken hjælp der findes, giver overblikket over iværksætterhjælp en vej ind.
Når du beder om juridisk hjælp, så spørg på forhånd, hvad opgaven omfatter, og hvordan prisen sættes sammen. Kom forberedt med din egen tjekliste, så bruger du fagpersonens tid på det, der kræver fagkundskab.
Spørgsmål om samarbejde mellem virksomheder
Skal et samarbejde altid på skrift?
Det er ikke altid et krav, men det er næsten altid en fordel. Selv ved en lille opgave er en kort, skriftlig oversigt over opgave, betaling og ansvar bedre end ingenting. Jo længere og tættere samarbejdet er, jo vigtigere er en fuld aftale.
Hvad er forskellen på et strategisk partnerskab og et interessentskab?
Et strategisk partnerskab er en aftale om, hvordan to virksomheder arbejder sammen, mens hver af dem består. Et interessentskab er en fælles erhvervsvirksomhed, og ifølge Lex hæfter interessenterne personligt og solidarisk for gælden. Forskellen i risiko er derfor stor.
Kan vi nøjes med en digital underskrift?
Digital underskrift er en måde at skrive under på, ikke en erstatning for en gennemtænkt aftale. Om den er tilstrækkelig, afhænger af aftalen. Spørg en jurist, hvis aftalen er langvarig eller økonomisk vigtig.
Hvad gør vi, hvis vi ikke er enige om formålet?
Vent med at skrive under. Ifølge Lex skal ledelserne i en strategisk alliance være enige om samarbejdets formål. Er I ikke det, bør I afklare det først eller vælge en mindre bindende form.
